De vergaderzalen van het nieuwe werken
Ook bij het nieuwe werken blijft de vergaderzaal een belangrijk onderdeel. Thuiswerk en online vergaderen mogen dan wel de huidige ‘norm’ zijn, op kantoor vergaderen blijft een must. Het is namelijk belangrijk om ook écht contact met collega’s nog steeds te onderhouden, en dat liefst in een motiverende ruimte. Openheid staat centraal, met focus op flexibiliteit en het delen van ruimtes. Niet altijd een gemakkelijke opdracht, want het landschapskantoor staat soms conflict met de actuele eisen die we hebben voor vergaderzalen.
Door het nieuwe werken hebben we meer vergaderzalen nodig voor videoconferences. Daarnaast zijn vergaderzalen noodzakelijker dan vroeger omdat mensen tegenwoordig van thuis uit werken, en de nood hebben om op kantoor dynamisch te vergaderen. Het perfecte antwoord hierop is de integratie van halfopen of zelfs gesloten vergaderzalen in een klassiek landschapskantoor.
Bij elke vergaderzaal, of het nu open, gesloten of halfopen is, is de infrastructuur om degelijk te kunnen vergaderen enorm belangrijk geworden. Zorg dus voor een groot scherm, camera en voldoende stopcontacten voor videoconferenties. Opteer eventueel zelfs voor beweging en aanwezigheidsmelders, om de kosten op verlichting te reduceren.
De 3 soorten vergaderzalen
- Gesloten vergaderzaal
Dit is de meest klassieke opstelling voor een vergaderzaal. Dit type is perfect voor vertrouwelijke gesprekken, aangezien discretie hier niet in het gedrang komt. Deze vinden we nog regelmatig terug bij notarissen, advocatenbureau’s, accountancy kantoren… Maar de gesloten vergaderzaal heeft in de loop der jaren al een hele weg afgelegd. Zo zijn ze grotendeels transparant geworden door met glazen of andere scheidingswanden te werken. Soms is er zelfs sprake van een volledig afsluitbare mobiele schuifwand. Het gebruik van akoestische materialen die het geluid absorberen is daardoor ook een must, om de privacy te bewaren en elkaar goed te verstaan.
- Open vergaderzaal
Dit is een trend die we meer zien bij bedrijven waar overleg centraal staat, en waar ze open spaces gebruiken om te brainstormen. De dynamiek van het debat straalt af op de hele ruimte. Hieraan denken we dan aan de vele nieuwe start ups, die creatief omgaan met hun bedrijf en sterk in dialoog gaan met hun werknemers. Het biedt uiteraard tal van mogelijkheden op vlak van inrichting: alles kan én mag.
Voor ontwerpers zijn dergelijke vergaderzalen een leuke uitdaging om de ziel van een bedrijf hierin te verwerken. Functionele ruimtes moeten meteen ook ontmoetingsplaatsen zijn, maar tegelijk ook een cafetaria en een informele vergaderzaal. In sommig gevallen dienen deze open vergaderzalen zelfs te fungeren als stille werkplekken!
- Halfopen vergaderzalen
Dit combineert het beste van 2 werelden: de discretie van een gesloten vergaderzaal, en de transparantie van een open vergaderzaal. Een halfopen vergaderzaal bevindt zich tussen de werkposten, maar op een toch voldoende afstand om niet storend te zijn. Meestal gebruiken we voor dit type zaal niet-akoestische schermen en mobiele wanden om de ruimte ‘visueel’ af te sluiten. Deze halfopen vergaderzalen zijn ideaal voor open kantoren, waar men nu meer zoekt naar aparte werkstations en informele vergaderruimten. Op die manier behouden bedrijven het team-gevoel, zonder de aandacht voor het bedrijfsverhaal te verliezen.